Rapat Gaya Baru

Dukung saya untuk terus menulis dengan traktirin saya cendol, minimal Rp5rb disini.

Pada tulisan saya yang ini, saya pernah bercerita bahwa setelah COVID-19 ini mereda (baik dampak maupun setelah vaksin ditemukan) akan banyak inovasi dan cara pandang baru yang hadir. Salah satunya soal Rapat Umum Pemegang Saham atau RUPS perusahaan publik yang biasanya digelar dalam satu ruang pertemuan dan ramai oleh banyak orang.

Namun, karena COVID-19 ini, terjadi perubahan konsep RUPS yang biasanya offline, menjadi online dan/atau menggunakan kuasa/proxy.

RUPS sendiri adalah mekanisme penentuan keputusan untuk keberlangsungan usaha dan tanggung jawab manajemen yang diakui secara legal yang dibuktikan dengan akta notaris dan tercatat di sistem yang berlaku dalam pencatatan lembaga negara terkait.

Karena itulah, saya mencoba untuk mengikuti proses RUPS dalam kondisi saat ini. Sebelumnya, saya pernah ingin ikut RUPS offline di dua perusahaan sejak tahun lalu. Namun, karena satu dan lain hal, saya tidak bisa menghadiri RUPS tersebut. Kesempatan akhirnya muncul juga di tahun ini dengan mengikuti RUPS gaya baru ini.

Konsepnya secara sederhana bisa dijelaskan begini. Pastikan sudah memiliki saham perusahaan terbuka dan sudah menjadi investor saham, yang dibuktikan dengan adanya nomor SID atau “KTP” – nya investor pasar modal dari KSEI atau Kustodian Sentral Efek Indonesia dan telah registrasi diri di Akses KSEI, sebuah wadah untuk kita mengecek portofolio investasi pasar modal kita yang tersimpan di KSEI.

Jika sudah, ada dua cara untuk mengikuti RUPS. Bisa lewat kustodian/kuasa (pihak lain atas nama kita) dan bisa direct atau langsung. Umumnya bagi kita sebagai individu, rata rata akan memilih mengikuti RUPS dengan cara direct. Tapi, karena kondisi COVID, cara direct ini bisa kita lakukan secara online melalui fasilitas Akses KSEI dan masuk ke menu eASY.KSEI.

EASY.KSEI sendiri adalah fitur untuk kita dapat memberikan suara dalam RUPS tersebut. Meskipun dalam eASY.KSEI ada fitur kuasa, namun jika sudah teregistrasi di Akses KSEI, ngapain juga pakai fitur kuasa? Mending langsung sendiri, kan?

Kita tinggal memilih perusahaan yang ada di daftar yang akan menyelenggarakan RUPS dan isi suaranya dengan 3 pilihan : setuju, tidak setuju dan abstain. Pastikan kita kirimkan suara ini 1 hari sebelum RUPS. Jikapun ada perubahan informasi dan jadwal RUPS, akan ada informasi yang disampaikan melalui email kita yang terdaftar di Akses KSEI dan kemudian suara yang tadi diisi bisa diisi kembali dengan mengakses fitur tersebut.

Saya mencoba fitur tersebut dan secara umum akses fitur ini cukup mudah dipahami, sehingga tidak menimbulkan kesulitan berarti. Manual atau petunjuk untuk fitur ini dapat diakses disini. Saya sendiri lebih memilih mengisi suara di fitur tersebut jauh jauh hari sebelum RUPS agar tidak kelupaan.

Sistem ini sebenarnya sudah diwacanakan sebelum COVID-19 menyerang dan sudah dijadwalkan untuk bisa beroperasi tahun ini. Tujuannya adalah agar partisipasi pemegang saham meningkat dan memperbaiki jumlah kuorum atau syarat minimal kehadiran pemegang saham untuk bisa terselenggaranya rapat. Namun, momentum kehadiran sistem ini seperti tepat dengan kondisi COVID-19, sehingga saat ini menjadi masa percobaan yang paling tepat untuk menguji sistem tersebut.

Selain itu, hal ini juga didorong oleh adanya Peraturan OJK atau Otoritas Jasa Keuangan Nomor 16/POJK.04/2020 tentang RUPS Perusahaan Terbuka Berbasis Elektronik yang terbit bersamaan dengan COVID-19, hal ini mempermudah proses RUPS online seperti yang saat ini sudah dilaksanakan sejumlah emiten setelah aturan ini keluar.

Suatu hari, saya mendapat email dari perusahaan yang telah saya isi suaranya di eASY.KSEI, yang berisi pernyataan bahwa saya belum masuk dalam pendaftaran RUPS online internal yang mereka lakukan. Oke, ini maksudnya adalah mereka mengundang saya untuk ikut prosesi RUPS yang mereka gelar meskipun suara saya di eASY.KSEI sudah disimpan oleh Biro Administrasi Efek atau BAE.

BAE adalah lembaga yang mencatat dan mengadministrasikan pergerakan masuk keluar pemegang saham dari suatu perusahaan dan membantu sebuah perusahaan dalam menggelar sejumlah acara penting seperti RUPS dan paparan publik/presentasi.

Prosesi online ini menggunakan aplikasi Microsoft Teams dan saya diberikan nama dan kata sandi atau password untuk mengakses prosesi tersebut. RUPS berjalan sekitar 1 jam lebih dengan menggunakan conference call (panggilan lebih dari 1-2 orang). Hasil pemungutan suara atas poin poin di dalam RUPS diumumkan di akhir acara oleh notaris yang telah ditunjuk dan dihitung melalui sistem berbasis web yang dikoordinir oleh BAE.

Microsoft Teams adalah aplikasi semacam Zoom dan Google Meet, tapi fiturnya lebih terstruktur dan fokus pada panggilan/komunikasi dalam tim.

Saat ini, belum semua perusahaan bisa mengadakan sistem sedetail seperti perusahaan yang saya ceritakan tadi. Hal ini dapat dipahami karena masih dalam proses adaptasi. Namun, mengingat aturan yang berlaku selama COVID-19, semua perusahaan yang menggelar RUPS dalam waktu dekat sudah mensosialisasikan dalam pemberitahuan mereka soal aturan kehadiran RUPS sesuai protokol kesehatan (pengecekan suhu dan surat sehat, misalnya) dan menyarankan agar tidak hadir secara fisik serta menggunakan surat kuasa kepada BAE atau konsultan hukum perusahaan dan/atau menggunakan fitur online melalui eASY.KSEI.

Pada prinsipnya, prosesi atau prosedur RUPS yang telah dijalankan secara online dan/atau tidak langsung ini sama dengan prosesi RUPS yang dijalankan secara offline. Prosesnya diawali dari pemimpin rapat yang biasanya merupakan anggota Komisaris untuk membuka acara, dilanjutkan dengan pembacaan agenda rapat yang dibacakan oleh anggota Direksi yang berkaitan tugasnya dengan agenda rapat dan atau Komisaris jika berkenaan dengan remunerasi (atau gaji-bonus) dan diakhiri dengan tanya jawab (jika ada pertanyaan pada masing masing agenda atau bergeser di akhir setelah pembacaan seluruh agenda rapat) dan pelaksanaan voting yang kemudian diumumkan hasilnya oleh notaris yang ikut dalam RUPS yang diakhiri dengan ditutupnya rapat oleh pemimpin rapat.

Bedanya, selain dilaksanakan secara tidak langsung baik melalui sarana komunikasi maupun surat kuasa, prosesi RUPS dilakukan sefleksibel mungkin dengan meminimalkan orang dalam ruangan RUPS, dimana hanya anggota Direksi dan Komisaris masing masing satu orang dan kuasa pemegang saham dalam jumlah terbatas serta pihak yang terlibat dalam RUPS, seperti notaris dan BAE. Bahkan ada yang memilih untuk membuat semua RUPS full online sehingga seluruh anggota Direksi dan Komisaris, pemegang saham dan pihak yang terlibat di RUPS bisa menyaksikan hanya melalui sarana komunikasi seperti yang saya ceritakan tadi.

Ini artinya setelah COVID-19 mereda, mekanisme ini bisa digunakan oleh banyak perusahaan untuk menyelenggarakan RUPS. Jelas, mekanisme ini jauh lebih murah dan hanya memerlukan pengetahuan soal akses sistem dan aplikasi yang diperlukan, perangkat keras yang cukup serta jaringan internet yang stabil. Perusahaan tidak perlu membayar sewa lokasi RUPS untuk melaksanakan hal ini, karena Komisaris dan Direksi bisa melakukannya dari lokasi masing masing atau bisa duduk dalam satu ruangan rapat yang biasa digunakan sehari hari di kantor operasional.

Pelaksanaan RUPS semacam ini memang terkesan tidak prestisius bagi sebagian perusahaan. Jawabannya karena RUPS bukan hanya ajang mendiskusikan hal hal penting terkait kemajuan suatu perusahaan, namun juga sebagai media promosi yang ampuh bagi sebagian perusahaan. Misalnya perusahaan telekomunikasi atau perusahaan konsumer dapat menyediakan stand atau kios penjualan produk mereka di depan pintu lokasi RUPS perusahaan mereka sendiri. Lagipula pelaksanaan RUPS hanya dilakukan sesekali jika memang ada kepentingan dan sudah dijadwalkan.

Tapi, melihat manfaat jangka panjang dari RUPS dengan teknik ini, selain meningkatkan kehadiran atau jumlah kuorum tadi, hal ini bisa bermanfaat dalam mengurangi beban atau cost yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan berkurangnya beban ini akan meningkatkan sisi profitabilitas atau keuntungan yang bisa dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu, citra perusahaan yang sudah konsisten dengan konsep ini akan menonjol karena berarti perusahaan sudah berpikir dengan cara baru dan perusahaan berlaku transparan terhadap pemegang sahamnya, yang salah satunya sudah ditunjukkan oleh RUPS yang bisa diakses oleh sebanyak banyaknya pemegang saham dimanapun mereka berada.

Ini adalah salah satu fenomena yang mungkin mengubah wajah kita sehari hari. Masih ada banyak bahasan lain di serial ini dan akan saya bahas nanti.